Datenauskunftsbegehren korrekt beantworten

Gemäss Datenschutzgesetz hat jede Person ein Auskunftsrecht darüber, welche Daten über sie gespeichert sind. Zudem besteht das Recht, diese löschen oder korrigieren zu lassen. Wer für die Daten verantwortlich ist, findet sich in der Datenschutzerklärung. Dort muss das Unternehmen zudem eine Kontaktadresse angeben, an welche das Begehren gestellt werden kann. Die betroffene Person erhält anschliessend diejenigen Informationen, die erforderlich sind, damit sie ihre Rechte nach dem Datenschutzgesetz geltend machen kann und eine transparente Datenbearbeitung gewährleistet ist.

In jedem Fall müssen den Betroffenen folgende Informationen mitgeteilt werden: 

• die Identität und die Kontaktdaten der verantwortlichen Person; 
• die bearbeiteten Personendaten als solche; 
• der Bearbeitungszweck; 
• die Aufbewahrungsdauer der Personendaten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer; 
• die verfügbaren Angaben über die Herkunft der Personendaten, soweit sie nicht bei der betroffenen Person beschafft wurden; 
• gegebenenfalls das Vorliegen einer automatisierten Einzelentscheidung sowie die Logik, auf der die Entscheidung beruht;

Die verantwortliche Person des Unternehmens muss in einem ersten Schritt die Person des Begehrens identifizieren (z.B. Kopie der Identitätskarte). Die Person ist zur Mitwirkung verpflichtet. Anschliessend muss die Verantwortliche oder der Verantwortliche das Begehren beantworten und die Mindestangaben gemäss Art. 25 nDSG herausgeben. Die Auskunftserteilung erfolgt schriftlich oder in der Form, in der die Daten vorliegen. Im Einvernehmen mit dem Verantwortlichen kann die betroffene Person ihre Daten an Ort und Stelle einsehen. Die Auskunft kann mündlich erteilt werden, wenn die betroffene Person einverstanden ist. Im Regelfall wird die Erteilung in elektronischer Form (E-Mail) stattfinden. Die Auskunft muss der betroffenen Person zudem in einer verständlichen Form mitgeteilt werden. Schliesslich muss die Auskunft innerhalb von 30 Tagen seit dem Eingang des Datenauskunftsbegehren abgegeben werden.

Ein Datenauskunftsbegehren von Betroffenen kann gerade kleinere Unternehmen herausfordern. YLEX unterstützt Unternehmen, welche mit einem Datenauskunftsbegehren konfrontiert sind, mit dem Rechtspaket, einer kompetenten Beratung und einer juristisch geprüften Vorlage, damit das Begehren korrekt und fristgerecht beantwortet werden kann.

Weiter bestehen bestimmte Ausnahmen, bei welchen das Auskunftsrecht eingeschränkt ist oder gänzlich wegfallen kann. Der oder die Verantwortliche kann die Auskunft verweigern, einschränken oder aufschieben, wenn:

• ein Gesetz im formellen Sinn dies vorsieht, namentlich um ein Berufsgeheimnis zu schützen; 
• dies aufgrund überwiegender Interessen Dritter erforderlich ist oder 
• das Auskunftsgesuch offensichtlich unbegründet ist, namentlich wenn es einen datenschutzwidrigen Zweck verfolgt oder offensichtlich querulatorisch erfolgt